Het Johanna KinderFonds verwacht regelmatig inhoudelijke en financiële rapportages over de projecten waarvoor een bijdrage is toegezegd.
Op deze pagina vindt u richtlijnen voor:
de inhoudelijke en financiële eindrapportage van projecten
de jaarlijkse tussenrapportages bij meerjarige projecten
Voor rapportages over Wetenschappelijk Onderzoek zijn speciale richtlijnen voor:
Richtlijn inhoudelijke en financiële eindrapportage
Het Johanna KinderFonds verwacht ter afsluiting van een project een schriftelijke eindrapportage.
De eindrapportage dient binnen 6 maanden na de geplande afloop van het project bij het Johanna KinderFonds binnen zijn. Indien u de projectperiode wilt verlengen moet dit één maand voor de geplande einddatum van het project schriftelijk worden aangevraagd.
Dit verzoek om verlenging bevat in ieder geval:
een motivatie,
een nieuw tijdplan
de nieuwe einddatum waarop het project afgerond zal worden.
Schriftelijke eindrapportage
De schriftelijke eindrapportage bestaat uit een inhoudelijke rapportage en een financiële afrekening van het project.
De eindrapportage dient de volgende onderdelen te bevatten:
1. Een beschrijving van het verloop van het project.
2. Een beschrijving van het behaalde resultaat, gekoppeld aan de oorspronkelijke doelstellingen en evaluatieplan. Specificeer in ieder geval:
- het aantal deelnemers of (potentiële) gebruikers met een beperking,
- concrete producten,
- de implementatie en het gebruik van deze producten
- reacties van deelnemers / gebruikers.
3. Een eventueel eindproduct, zoals uitgaven, brochures, verslagen.
4. Een financiële afrekening van de gerealiseerde kosten én baten.
Let op!! Deze afrekening dient door de financieel verantwoordelijke, op de afrekening zelf, ondertekend te zijn!
5. Een indicatie van de wijze waarop bekendheid werd gegeven aan de financiële steun van het Johanna KinderFonds.
Richtlijn tussenrapportages bij meerjarige projecten
Bij meerjarige projecten verwacht het fonds per projectjaar een schriftelijke tussenrapportage. Hierin dient antwoord gegeven te worden op de volgende vragen:
1. Algemeen
- Zijn er veranderingen opgetreden wat betreft de uitvoerders van het project?
- Zijn er veranderingen in het oorspronkelijke projectplan aangebracht?
2. Uitvoeringsfase en uitvoeringsproces
- Verloopt de uitvoering van het project volgens schema?
- Worden gestelde tussendoelen (targets) gehaald?
- Zijn er vertragende factoren in het uitvoeringsproces? Zo ja welke? En wat zijn de consequenties / risico's?
3. Het resultaat of eindproduct
- Zijn de geplande (tussen)producten gerealiseerd?
- Zijn er publicaties of rapportages? Zo ja, dan ontvangen wij graag een exemplaar.
4. Implementatie
- Zijn er al voorbereidingen voor de implementatiefase getroffen?
- Hoe gaat deze fase er precies uitzien?
5. Begeleidingscommissie en samenwerking algemeen
- Is er een begeleidingscommissie? Hoe verlopen de contacten?
- Is de doelgroep van dit project hierin vertegenwoordigd?
- Hoe verloopt de samenwerking met betrokken instellingen, personen of instanties?
6. Begroting
- Zijn er veranderingen met betrekking tot de oorspronkelijke begroting?
- Dreigt er een overschrijding van de begroting?
Een gesprek met de verantwoordelijken voor het project kan deel uitmaken van de procedure. Als deze tussenevaluatie geen bevredigende resultaten oplevert, kan het Johanna KinderFonds de financiering (tijdelijk) opschorten.
Richtlijn tussenrapportage Wetenschappelijk Onderzoek
De jaarlijkse tussenrapportages voor wetenschappelijk onderzoeksprojecten dienen antwoord te geven op de volgende vragen.
1. Algemeen
- Zijn er veranderingen opgetreden wat betreft de onderzoeker(s) / onderzoeksgroep?
- Zijn er veranderingen in de oorspronkelijke doelstelling en geoperationaliseerde vraagstellingen? Zo ja welke?
- Zijn er veranderingen in de onderzoeksopzet?
o op het gebied van het design (soort onderzoek),
o patiëntenaantal en -selectie. Zijn er voldoende deelnemers aan het onderzoek?
o metingen en meetinstrumenten?
2. Uitvoeringsfase en uitvoeringsproces
- Verloopt het onderzoek volgens schema?
- Worden gestelde tussendoelen (targets) gehaald?
- Zijn er vertragende factoren in het uitvoeringsproces? Zo ja welke? En wat zijn de consequenties / risico's?
3. Het resultaat of eindproduct
- Zijn er al (tussen) resultaten bekend?
- Kunnen er voorlopige- of deelconclusies getrokken worden?
- Zijn de geplande (tussen)producten / tussenrapportages gerealiseerd?
- Zijn er al publicaties en / of presentaties?
4. Informatie
- Hoe verloopt de informatie aan de deelnemers van het onderzoek?
- Zijn er tussenrapportages aan de deelnemers?
- Krijgt de deelnemer individuele uitslagen van het onderzoek?
5. Implementatie
- Zijn er al voorbereidingen voor de implementatiefase getroffen?
- Hoe gaat deze fase er precies uitzien?
- Wat zijn de voorgenomen stappen naar peer- en doelgroep?
6. Begeleidingscommissie en samenwerking algemeen
- Is er een begeleidingscommissie? Hoe verlopen de contacten?
- Is er een klankbordgroep samengesteld? Is de doelgroep van het onderzoek hierin vertegenwoordigd?
- Is de klankbordgroep bij elkaar geweest? Zo ja, dan vernemen wij graag de data.
7. Begroting
- Zijn er veranderingen met betrekking tot de oorspronkelijke begroting?
- Dreigt er een overschrijding van de begroting?
Richtlijn eindrapportage Wetenschappelijk Onderzoek
Na afloop van het onderzoek verwacht het Johanna KinderFonds een inhoudelijke eindrapportage en een financiële eindafrekening van de gerealiseerde kosten én baten.
Let op!! De financiele afrekening dient door de financieel verantwoordelijke, op de afrekening zelf, ondertekend te zijn!
In de inhoudelijke rapportage dienen de volgende punten aan de orde te komen:
1. De mate waarin de oorspronkelijke onderzoeksopzet werd gevolgd. Het gaat hierbij om:
- de fasering van het project,
- het tijdplan,
- eventuele knelpunten en/of redenen voor vertraging.
2. Een beschrijving van het resultaat / de uitkomsten van het onderzoek. Graag bijsluiten:
- relevante rapporten,
- proefschrift en/of gepubliceerde artikelen,
- eventuele andere producten,
- een beschrijving van de reacties van betrokkenen / deelnemers.
3. Een beschrijving van het implementatietraject voor zover dat al uitgevoerd is:
- welke stappen zijn ondernomen?
- welke resultaten geboekt?
- welke doelgroepen zijn bereikt; vakgroepen, doelgroep, algemeen publiek?
Een beschrijving van het toekomstige implementatietraject (indien van toepassing).
4. De mate waarin de samenwerking met de diverse betrokken groepen adequaat verlopen is. Eventuele knelpunten.
5. De mate waarin de oorspronkelijk geformuleerde doelstellingen van het onderzoek zijn behaald.
6. Samenvattende conclusie en aanbevelingen voor een eventueel vervolg.
Een indicatie van de wijze waarop bekendheid werd gegeven aan de financiële steun van het Johanna KinderFonds.
